POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN CUIDAMOS COLOMBIA S.A.S.

Cuidamos Colombia S.A.S. es una sociedad comercial con domicilio en la Cra 45 #5A-37,
en Medellín, Colombia, que ofrece una plataforma para el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo, y cuenta con un equipo integral que ofrece apoyo en
todo el proceso de implementación del Sistema.
Para el desarrollo del mencionado objeto social, la recolección, almacenamiento y
tratamiento de información general de datos personales, es necesaria para garantizar la
adecuada prestación de los servicios ofrecidos.
Por lo anterior, dando cumplimiento a lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, a su
Decreto Reglamentario 1373 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política de
Colombia, adopta la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales,
recolectados con anterioridad a la entrada en vigencia de las mismas y los que se
obtengan con posterioridad.
Dicha política será expuesta entre los empleados y contratistas de la empresa, para
garantizar una adecuada implementación del mismo.

I. PROPÓSITO.

En esta política, Cuidamos Colombia S.A.S. (En adelante Cuidamos) establece las pautas
necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de
la recolección de la información, los derechos de los Titulares, el área responsable de
atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer,
actualizar, rectificar y suprimir la información por parte de los titulares.

II. RESPONSABLE.

El responsable del cumplimiento de la Ley de Protección de Datos y de la observación
de esta Política es el Área Tecnológica de Cuidamos, a continuación se detalla la
información de contacto:
• Área Tecnológica
• Dirección: Cra 45 #5A-37, Medellin, Colombia
• Correo electrónico: [email protected]
Así mismo, esta área es la encargada de la recolección, tratamiento y almacenamiento
de datos personales. El área recolecta los datos personales a través de la web, la
plataforma en la nube, o cualquier otro medio que permita al titular hacer entrega de
los mismos.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, se aplicarán los
siguientes principios:

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: Todo tratamiento
de datos personales está regulado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

2. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con las actividades que estén relacionadas en la presente política.

3. Principio de libertad:
Las actividades de tratamiento al cual serán sometidos los
datos personales regidos por la presente política, se ejecutarán únicamente cuando el
titular de los mismos haya emitido, de manera previa o expresa, autorización para tal
fin, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la ley
1581 de 2012, no requieran autorización del titular.
Lo anterior no es limitante para que, en cualquier momento, el titular del dato personal
solicite la supresión del mismo.

4. Principio de veracidad o calidad:
La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, salvo
que el titular así lo autorice.

5. Principio de transparencia:
En el tratamiento de datos personales, Cuidamos
garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal
que sea de su interés o titularidad.

6. Principio de acceso y circulación restringida:
El tratamiento de datos
personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las
disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o
terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de Cuidamos,
será de medio.

7. Principio de seguridad:
La información sujeta a tratamiento por el responsable o
encargado se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que
sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a
conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros,
toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones;
salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección
de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su
relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

IV. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO.

Cuidamos trata los datos personales de sus clientes, aliados, empleados, funcionarios,
contratistas y proveedores dentro del desarrollo de sus actividades. Esto lo realiza
directamente, a través de sus empleados, funcionarios o por parte de mandatarios
encargados de ello.
Asimismo, comparte o almacena los datos con terceros ubicados en Colombia y en el
exterior con quienes se celebra contratos para la transferencia y/o transmisión de datos
personales, según corresponda, con el propósito de mantenerlos seguros y protegidos
de conformidad con las reglas y estándares aplicables.
Cuidamos tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales
objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de
vigilancia y control y por autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla.
En todo momento los titulares podrán, de manera gratuita, conocer, actualizar, rectificar
y corregir su información personal de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de
2012.
En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de
Cuidamos se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para
cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos
expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin
autorización del Titular.
El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración,
utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y
se realiza con las siguientes finalidades específicas:
1. Desarrollar la misión de Cuidamos conforme a sus estatutos, dentro y fuera del
territorio nacional.
2. Realizar el envío de información relacionada con los servicios, productos,
actividades, noticias, eventos, contenidos y demás bienes o servicios ofrecidos
por Cuidamos.
3. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral
y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex-empleados, empleados
actuales y candidatos a futuro empleo.
4. Realización de procesos de selección y promoción de personal.
5. La ejecución de actividades relacionadas con el vínculo laboral con sus
empleados.
6. Cumplimiento de obligaciones derivadas de contratos laborales vigentes.
7. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin
limitarse a las tributarias y comerciales.
8. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de Cuidamos.
9. Mantener en contacto a ex-clientes o ex-usuarios.
10.Cumplir todos sus compromisos contractuales.
11.Permitir el acceso a la información sobre peticiones, quejas y reclamos
presentados por los usuarios, clientes, aliados, contratistas y proveedores con
ocasión de actividades desarrolladas por Cuidamos.
12.Usos contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y
ventas.
13.La transmisión de datos personales a encargados para su almacenamiento en
servidores ubicados dentro y/o fuera de Colombia.
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14.Para transmitir datos recopilados, a las entidades con la cual se tenga convenio,
siempre y cuando dicha entidad cuente con la autorización de manejar los datos
personales del titular.
15.Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los
titulares de los datos personales y de Cuidamos.

V. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En cumplimiento del artículo 7 de la ley 1581 de 2012 el tratamiento de los datos
personales de los menores de edad se realizará, en el marco de las finalidades
señaladas anteriormente y de acuerdo con los requisitos señalados en el artículo
2.2.2.25.2.9 del el Decreto 1074 de 2015 y la sentencia C-748 de 2011 de la Corte
Constitucional.
Para tal efecto, Cuidamos, sus empleados, funcionarios y encargados tendrán en cuenta
que el tratamiento de los datos personales de menores de edad debe responder al
interés superior de ellos y que debe asegurarse el respeto de sus derechos
fundamentales como lo es la promoción, protección y recuperación de la salud, los
derechos sexuales y reproductivos.
Cuando la autorización del tratamiento de los datos sea otorgada por intermedio de un
representante, el representante garantizará el ejercicio del derecho del menor a ser
escuchado previamente al otorgamiento de la autorización y valorará la opinión del
menor teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Los responsables y encargados del tratamiento de datos personales de menores de
edad velarán por el uso adecuado de los datos y aplicarán los principios y obligaciones
consagrados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único 1074 de 2015.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES.

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
1. Solicitar, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al
responsable o los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable o por el encargado del tratamiento, previa
solicitud, respecto del uso que le ha sido dado a sus datos personales.
4. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de
Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o
encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
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De acuerdo con el artículo 2.2.2.25.2.6 del Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de
supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el
Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

VII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES.

Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo
electrónico [email protected]
1. Procedimiento para solicitudes y consultas: Cuidamos, debe atender las
solicitudes y consultas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la
fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se
deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su solicitud o consulta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
2. Procedimiento en caso de reclamos: El titular o autorizado que considere que la
información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera
de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un
reclamo a Cuidamos, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico
mencionado con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan
lugar al reclamo, los datos de contacto, y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del mismo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo.
2. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término.
3. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de
supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a Cuidamos, la
supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el
Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo
establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015 y
el Procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo, Cuidamos, no hubiere eliminado los datos
personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y
Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos
personales.
No obstante lo anterior, de acuerdo con los artículos 2.2.2.25.2.6 y 2.2.2.25.2.8 del
Decreto Único 1074 de 2015, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria
de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de
permanecer en la base de datos.

VIII. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

Cuidamos solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante
el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron
el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y
a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la
información.
Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento Cuidamos, o el encargado del
tratamiento, según corresponda, procederán a la supresión de los datos personales en
su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados
cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

IX. AUTORIZACIÓN

Cuidamos recibirá la autorización para el tratamiento de datos personales mediante
documento escrito, a través de su sitio web y/o su plataforma en la nube y/o aplicación
móvil. Para ello el titular podrá dar su consentimiento de forma escrita, verbal o por
conductas inequívocas.
El contenido de la autorización será el siguiente:
“Cuidamos recolectará datos personales privados y sensibles del titular, tales como su
nombre, fecha de nacimiento, género al que pertenece, personas a cargo, nivel de
educación y estrato, y demás datos que el propio titular desee suministrar o sean
requeridos para el desarrollo del objeto social y/o para la adecuada prestación del
servicio. Respecto de los datos sensibles, el titular no está obligado a suministrarlos
pero, si desea hacerlo, serán aquellos necesarios para dar cumplimiento a las
finalidades del tratamiento señaladas en el presente documento.
El titular manifiesta haber leída la Política de Privacidad de Cuidamos. En consecuencia
reconoce haber sido informado acerca de las finalidades específicas del tratamiento y
otorga su autorización expresa para el tratamiento de sus datos personales, incluida la
autorización expresa de transferencia y transmisión internacional de sus datos
personales, dentro de las finalidades comunicadas en el presente documento.”
Para los titulares quienes opten por dar la autorización a través de la web o la
aplicación, su consentimiento expreso se dará en el momento en que aceptan esta
Política de tratamiento de la información. Este acto será considerado una conducta
inequívoca suficiente para concluir de forma razonable que la autorización fue
expresamente otorgada.

X. VIGENCIA DE LA POLÍTICA.

La presente política entra en vigencia a partir de la fecha de creación y publicación de
la misma.

Fecha de última actualización: 23 de enero de 2018.